Réunion active: comment organiser un meeting en mode actif dans mon entreprise?

Saviez-vous que les adultes canadiens passent en moyenne 9,5 heures de leurs journées en position assise? Les réunions actives en entreprise, en marchant ou en pédalant par exemple, sont de bonnes occasions d’inciter les employés à se dégourdir les jambes, à interrompre et réduire le temps passé en position assise.

Selon les nouvelles lignes directrices de l’OMS sur l’inactivité physique et la sédentarité (deux concepts à ne pas confondre!), les adultes devraient limiter leur temps sédentaire et le remplacer par une activité physique de tout niveau d’intensité (y compris de faible intensité) pour en tirer des bénéfices.

Les travailleurs de bureau sont particulièrement exposés à la sédentarité prolongée et à ses effets néfastes. D’où l’importance de leur proposer des idées pour s’activer

Réunion active : tous debout!

Chez TKNL-créateurs d’expériences, les employés sont invités, tous les jours, à participer à des réunions en position debout. Quand la météo le permet, ces réunions se déroulent à l’extérieur des bureaux. C’est un rendez-vous tous les matins à 10 h. « Le stand-up meeting est un outil de gestion né d’une volonté de recréer le dynamisme et la convivialité des rencontres informelles à la machine à café », indique Pascal Nguyen, directeur des opérations.

L’entreprise a adapté le concept à sa sauce : la rencontre est rapide (de 10 à 20 minutes), change régulièrement d’endroit, prévoit une alternance des animateurs et se déroule en suivant un agenda standardisé en cinq points précis et concis, comme le programme de la journée. « Les gens ne sont pas distraits, peuvent se préparer et s’exprimer au bon moment. »

La rencontre, qui rassemble de trois à huit employés, se fait sans appareils électroniques. « Ça amène les participants à être concentrés à 100 % aux échanges. Ça permet de travailler davantage avec sa tête, sans se référer à des outils, de solliciter autrement le cerveau », explique M. Nguyen. Cette habitude, ancrée depuis plus de deux ans, s’inscrit dans une volonté de l’entreprise d’offrir un environnement de travail sain.

Les effets positifs d’une réunion active

1. Baisse du stress et de la fatigue

Selon une étude menée à l’Université Laval et publiée dans Applied Ergonomics en janvier 2021, les participants à une réunion active, sur vélo stationnaire, se disaient moins stressés que les participants à une réunion en position assise. Ils ressentaient également moins de fatigue, et ce, pendant des heures après la rencontre. Leur attention et leur concentration n’étaient pas affectées par le mouvement, tandis que leur fréquence cardiaque était augmentée.

2. Économie de temps

Dans bien des milieux de travail, les réunions s’enchaînent et ont vite fait d’occuper toutes les cases de l’agenda. Une réunion active s’avère être une occasion idéale d’optimiser son temps, en bougeant et travaillant à la fois.

3. Créativité et productivité augmentée

Les réunions actives, préconisant la marche, seraient associées à une plus grande créativité et à des échanges plus honnêtes avec les employés. La productivité en serait aussi améliorée.

4. Sentiment d’appartenance

Les employés qui participent à des réunions actives seraient plus enclins à développer un fort sentiment d’appartenance envers l’entreprise. L’activité, plus conviviale qu’une réunion en salle de conférence, permet de briser les barrières hiérarchiques et solidifierait les liens entre participants, un peu comme peut le faire un voyage d’affaires.

Meeting en mode actif : comment en faire un succès? 

Voici 8 conseils pratiques pour que votre réunion active se déroule sans anicroches. 

Limiter le nombre de participants.

« Lorsque la réunion se fait en marchant (à l’extérieur ou à l’intérieur), il est préférable d’être au maximum 5 personnes », conseille-t-on dans le Guide des réunions actives réalisé par Mon équilibre UL, programme de promotion de saines habitudes de vie l’Université Laval.

Prévenir les employés.

Si l’on prévoit tenir une réunion active, il est préférable d’aviser les équipes afin que les gens soient vêtus et chaussés pour être à l’aise.

Établir un trajet selon la durée.

Si l’on se déplace, on s’assure d’opter pour un trajet qu’on connaît, de façon à ce que l’orientation ne soit pas une distraction. « Prévoyez également des trajets adaptés à la réalité de tous les participants (ex. : trajets aménagés avec des rampes d’accès) afin que l’activité soit accessible à tous », recommande Mon équilibre UL.

Disposer l’équipement en demi-cercle

C’est ce que suggère la doctorante Valérie Hervieux, conceptrice du Guide des réunions actives de l’Université Laval. Si l’entreprise est munie de tapis roulants ou de vélos stationnaires, on favorise la tenue des réunions dans une salle appropriée où l’on pourra placer l’équipement de façon à ce que chacun s’entende et se voie. On n’a qu’un tapis roulant? Chaque employé s’y active à tour de rôle, tandis que les collègues sont debout.

Adapter le niveau d’intensité.

On opte pour une intensité qui permet de parler sans être essoufflé et d’être concentré et attentif. Il ne s’agit pas d’un entraînement, mais bien d’un intermède qui permet d’interrompre le temps consacré en position assise au bureau. 

Éviter les destinations gourmandes.

Se réunir en marchant jusqu’au café du coin où l’on commandera un croissant au chocolat? Mauvaise idée.

Limiter la prise de notes.

Bouger en prenant des notes n’est pas l’idéal! Selon l’objet de la réunion, on peut noter l’essentiel des points soulevés dès le retour à son poste de travail. On peut également utiliser certaines applications pour téléphone intelligent permettant l’enregistrement et la transcription de notes vocales, suggère Valérie Hervieux.

Prendre le pouls des employés.

Soumettez les réunions à une évaluation, pour établir les points forts et les points faibles de ces rencontres. Les employés impliqués seront plus favorables à cette mesure. Notre sondage d’appréciation ACTIZ pourra être utile!

Plein air de proximité

Pourquoi ne pas profiter des réunions actives pour bouger en nature? Les bienfaits associés à l’activité physique, dont la sensation de bien-être et la réduction du stress, en seront alors amplifiés. Au lieu de marcher dans la rue, on emprunte les sentiers boisés d’un parc près du bureau ou de la maison (télétravail). On organise une réunion debout à l’ombre d’un arbre ou dans un jardin fleuri plutôt que dans le stationnement.